[Case Study] Design thinking i doskonalenie wolontariatu. 3 lekcje ze współpracy z zespołem Festiwalu Kultury Żydowskiej w Krakowie
Artykuł, który czytasz to drugie case study, pokazujące jak może wyglądać realne zastosowanie metody design thinking w sferze kultury. Tym razem bierzemy na tapet naszą współpracę z Festiwalem Kultury Żydowskiej w Krakowie. Wspólnie z zespołem odpowiedzialnym za koordynację wolontariatu przy FKŻ, wykorzystaliśmy design thinking do pracy nad doskonaleniem doświadczenia wolontariuszy.
Z tekstu dowiecie się m.in.:
Jak przebiega klasyczny proces design thinking, gdzie włączamy odbiorców w ko-kreację dedykowanych im rozwiązań;
Jakich doświadczeń dostarcza proces design thinking z perspektywy jego uczestniczki (w tej roli Edyta - koordynatorka wolontariatu w FKŻ, która brała udział w moderowanym przez nas procesie i podzieliła się swoimi wrażeniami);
O tym, że czasami pomysły, które początkowo wydają się nierealne, mogą stać się rzeczywistością szybciej niż nam się wydaje 😊
Początki i kontekst współpracy
Zanim przejdziemy do design thinking pozwól, że dodamy jeszcze akapit z krótkim wprowadzeniem w kontekst i wyjaśnieniem czym właściwie jest FKŻ. W 1988 roku odbył się w Krakowie pierwszy Festiwal Kultury Żydowskiej. Po ponad 30 latach, wydarzenie z kameralnego festiwalu przeistoczyło się w markę, stanowiąc jedno z najważniejszych wydarzeń kulturalnych realizowanych co roku w Krakowie. Ostatnia edycja festiwalu (2022 r.) trwała 10 dni, obejmowała blisko 300 wydarzeń i trafiła do 30 000 odbiorców z całego świata.
Festiwal to jednak nie tylko artyści i widzowie. To także cały zespół organizacyjny, którego największą część (od wielu już lat) stanowią Macherzy. Macherzy, czyli wolontariusze (jak można przeczytać na stronie internetowej FKŻ „Macher to w jidysz „ważny gościu”, ten, który nie tylko „robi”, ale wręcz kipi aktywnością”). W 2022 roku było ich kilkudziesięciu i pochodzili z ponad 10 krajów z różnych kontynentów (obok Polaków wśród wolontariuszy znalazły się osoby z Niemiec, Włoch, Izraela, Węgier, Ukrainy, Azerbejdżanu, Pakistanu, Indii, Białorusi, Kongo, Peru, Hiszpanii, Francji, Niderlandów, Jordanii, Chin, Wielkiej Brytanii, Meksyku, Turcji, Afganistanu, czy Portugalii; imponujące!). Bez ich udziału Festiwal nie mógłby się odbyć. Osobą, która odpowiada za koordynację ich pracy jest Edyta Gawlak z wąskim gronem współpracowników (wypowiedzi Edyty, dotyczące osobistych wrażeń z zastosowania metody DT znajdą się w dalszej części tekstu).
Z zespołem Edyty pracowaliśmy dwukrotnie. Najpierw w 2019 roku, zastanawiając się, jak udoskonalić wolontariat podczas Festiwalu. Za drugim razem, w drugiej połowie 2021 roku, poszukiwaliśmy z kolei pomysłów na udoskonalenie międzynarodowego wolontariatu (którego rozwój był jednym z efektów współpracy z 2019 roku).
Jak przebiegał proces design thinking?
Oba realizowane przez nas procesy miały podobny przebieg. Zaangażowanych w nie było pięć osób z ramienia FKŻ – koordynator całego wolontariatu oraz koordynatorzy poszczególnych sekcji działań festiwalowych. Współpraca obejmowała cztery spotkania warsztatowe, w ramach których miały miejsce kolejno:
Moderowana dyskusja wewnętrzna o doświadczeniach koordynatorów z wolontariuszami – na tym etapie zagłębialiśmy się w świat problemu i staraliśmy się uwspólnić w zespole projektowym wiedzę na temat trudności, które pojawiają się w działaniach z Macherami;
Realizacja indywidualnych wywiadów z wolontariuszami, które były prowadzone przez koordynatorów wolontariatu na bazie jednego, ramowego scenariusza; rozmowy objęły różnorodną grupę wolontariuszy i łącznie objęły 10 respondentów;
Analiza zgromadzonego materiału, sformułowanie kluczowych znalezisk badawczych (insightów);
Realizacja burzy mózgów podczas której powstało około stu pomysłów na usprawnienia; usprawnienia, które – co warto podkreślić - zakotwiczone są w realnych doświadczeniach konkretnych wolontariuszy;
Selekcja kilku najlepszych pomysłów i podjęcie działań wdrożeniowych.
W trakcie współpracy powstało sporo pomysłów o bardzo różnym charakterze. Dominowały propozycje na „tu i teraz” – drobne usprawnienia, które mogą zostać wdrożone bez dużego wysiłku. Ale wśród pomysłów pojawiły się także bardziej strategiczne koncepty – np. uruchomienie rozbudowanego, miesięcznego programu wolontariatu międzynarodowego. Ten ostatni pomysł początkowo wydawał się nieosiągalny (ze względu na konieczność poniesienia znacznych nakładów finansowych, które były poza zasięgiem Festiwalu). Dwa lata później FKŻ pozyskał jednak finansowanie z Europejskiego Korpusu Solidarności i dwóm ostatnim edycjom festiwalu (2021, 2022) towarzyszył… rozbudowany, miesięczny program wolontariatu dla kilkudziesięciu osób z całego świata.
Poniżej kilka lekcji, które można wyciągnąć z tej współpracy. Ich listę przygotowaliśmy na bazie wrażeń Edyty, liderki zespołu FKŻ.
Lekcja 1: Warto dopuszczać szalone pomysły.
Historia FKŻ to kapitalny przykład pokazujący, że coś, co początkowo wydaje się odległe lub wręcz utopijne, czasami może stać się rzeczywistością. Nie należy jednak oczekiwać, że każdy tego typu pomysł będzie można wdrożyć w perspektywie kilku dni, czy tygodni. Może się zdarzyć, że ambitne, strategiczne pomysły będą wymagać wielu miesięcy przygotowań – pozyskiwania partnerów, przekonywania decydentów wewnątrz organizacji, poszukiwania środków finansowych, budowania kompetencji w zespole etc. Jeśli jednak mamy mocne przekonanie, że szalony pomysł, który pojawił się podczas burzy mózgów, może zostać zrealizowany i byłby wartościowy dla organizacji, to warto podjąć starania, by go urzeczywistnić. W FKŻ takie starania podjęto i dwa lata później udało się zamienić marzenia na wdrożenie międzynarodowego programu wolontariatu, którego koszty pokrywane są ze środków europejskich.
Nie jestem ekspertem, który wie jakie rozwiązanie będzie najlepsze – ale mam narzędzia, żeby tego rozwiązania poszukać. Nauczyłam się jeszcze jednego. Można mieć wszystko, ale nie wszystko naraz. Cały czas idziemy do przodu, cały czas mamy pomysły, ale nie zawsze udaje się nam je zrealizować – czasem potrzeba do tego lepszego momentu, czasami większego wsparcia finansowego.
Lekcja 2: Pytaj! Nawet, jeśli myślisz, że znasz odpowiedź.
Gdy po całym procesie kreatywnym, poprosiliśmy Edytę, by podzieliła się z nami swoimi wrażeniami, to stwierdziła, że jedną z rzeczy, która ją zaskoczyła, było to jak wiele dowiedziała się o wolontariuszach podczas wywiadów. Początkowo, wydawało jej się, że, po latach bliskiej współpracy z wieloma Macherami, wie o nich praktycznie wszystko. Tymczasem wywiady ujawniły wiele nowych obserwacji.
Początkowo wydawało nam się, że od razu mamy odpowiedź na nasze wyzwanie i że rozmowy z wolontariuszami nie są potrzebne. Znamy przecież specyfikę pracy wolontariuszy, znamy ich potrzeby. I był to właśnie pierwszy, podstawowy błąd: nie wiemy wszystkiego o wolontariuszach! No ale możemy ich przecież o to po prostu zapytać. To wolontariusze stali się dla nas ekspertami we własnej sprawie. Opowiedzieli o swoich doświadczeniach i opiniach, które potem pozwoliły nam lepiej zrozumieć ich potrzeby. Przeprowadzenie wywiadów pogłębionych było tak naprawdę okazją do spotkania z każdym wolontariuszem – oddania mu głosu i jeszcze większego dostrzeżenia go.
Te wywiady zresztą bardzo wiele mi uświadomiły, były najważniejszą lekcją tego, by nie bać się pytać i aktywniej słuchać wolontariuszy. Nie rzecz w tym, żeby sprostać oczekiwaniom każdego, bo w 70-osobowym zespole, zmieniającym się co rok – to po prostu niemożliwe. Rzecz w tym, żeby zrozumieć, co możemy udoskonalić i dać sobie szansę na to, żeby to zrobić.
Zanurzenie się w świat odbiorców bywa bezcenne dla kreatywności w fazie generowania pomysłów. Z tego powodu warto włączyć wszystkich uczestników procesu w prowadzenie wywiadów. Tak było w przypadku FKŻ. Każdy z koordynatorów zrealizował po dwie rozmowy. Trwały one od 60 do 90 minut.
Lekcja 3: Empatia naprawdę ma inspirującą moc.
Kontynuując powyższy wątek, chcemy podkreślić, że zwykle wystarczy kilka rozmów, by zdobyć informacje, które dadzą nam mocną inspirację do pracy twórczej. Empatia w metodzie design thinking, to nic innego jak sposób na wybicie się z utartej ścieżki myślowej, która towarzyszy nam, gdy zajmujemy się czymś od dawna i zaczyna towarzyszyć nam rutyna. Jeśli chcemy być kreatywni, to musimy w jakiś sposób wybić się ze standardowego sposobu myślenia. Rozmowa z odbiorcą to dobry sposób na ferment twórczy w naszej głowie. Nie daje nam ona gwarancji, że wymyślimy coś wartościowego, ale na pewno zwiększa prawdopodobieństwo, że tak się stanie i że nasze pomysły będę nie tylko innowacyjne, ale też osadzone w konkretnych ludzkich potrzebach. Dobrze pokazuje to historia Edyty, która wspomina, jak wywiady pozwoliły zrozumieć koordynatorom, że planowanie programu przygotowań w taki sposób, że nie zostaje w nim żadna wolna przestrzeń na nudę (lub oddolne inicjatywy) dla wolontariuszy, to niekoniecznie optymalne rozwiązanie.
Rokrocznie bardzo pieczołowicie pracowaliśmy nad programem przygotowań wolontariuszy do Festiwalu, starając się im zapewnić rozwój w zakresie wiedzy o kulturze żydowskiej, organizacji wydarzeń kulturalnych, znajomości Kazimierza, czy wreszcie integracji. Organizowaliśmy całą serię szkoleń, spotkań, wykładów…
Kiedy jeden z wolontariuszy z Izraela zaproponował mi wspólne zorganizowanie kolacji szabatowej (nieco poza programem), podczas której on opowie jak jego rodzina świętuje Szabat, nie zastanawiałam się ani chwili. Oddanie inicjatywy wolontariuszom po raz kolejny było podążaniem za ich głosem – to również oni zdecydowali, że chcą spotkać się i porozmawiać o konflikcie izraelsko – palestyńskim, czy sytuacji kobiet w Polsce.
Mam poczucie, że ta wypowiedź świetnie ujawnia, jak insighty z badań mogą zamieniać się na konkretne wdrożenia. Ta wypowiedź stała się inspiracją dla zmiany polegającej na tym, że FKŻ zostawia w programie działań wolontariuszy wolną przestrzeń, która jest wypełniania w autorski sposób przez zespół Macherów.
Więcej o tej współpracy
Jeśli zainteresował Cię ten artykuł, to mamy dobrą wiadomość. Mamy przygotowany materiał video, gdzie Łukasz rozmawia z Edytą o szerszym spojrzeniu na wykorzystanie design thinking w pracy z wolontariuszami podczas Festiwalu Kultury Żydowskiej.
Ten materiał możesz znaleźć poniżej:
Zdjęcia pochodzą ze strony FKŻ: https://www.jewishfestival.pl/pl/